Sollte ich die Mindestqualifikationen in einem Bewerbungsschreiben für eine Stelle im öffentlichen Dienst wiederholen?

Gehen Sie auf die für die Stelle relevanten Mindestqualifikationen ein, aber belegen Sie jede davon kurz, statt die Stellenausschreibung zu kopieren. Geben Sie Qualifikationen, Berufserfahrung und Zeiträume korrekt an und behaupten Sie keine Gleichwertigkeit, sofern die Ausschreibung dies nicht zulässt.

Sollte ich KSAs in mein Bewerbungsschreiben aufnehmen?

Befolgen Sie die Anweisungen in der Ausschreibung. Wenn separate Antworten zu KSAs oder Kompetenzen verlangt werden, beantworten Sie die Fragen im vorgegebenen Dokument und fassen Sie im Bewerbungsschreiben Ihre wichtigsten passenden Qualifikationen zusammen. Werden keine separaten Antworten verlangt, fügen Sie nicht eigenständig ein zusätzliches KSA-Dokument hinzu.

Ist eine Bewerbung bei einer Landes- oder Kommunalverwaltung dasselbe wie eine Bewerbung beim Bund?

Nein. Die Bewerbungsanweisungen in Ausschreibungen von Landes- und Kommunalverwaltungen können sich von denen des Bundes unterscheiden. Lesen Sie die jeweilige Ausschreibung zu erforderlichen Formularen, Unterlagen und Antwortformaten, statt davon auszugehen, dass die Verfahren von USAJOBS gelten.

Was ist, wenn ich nicht alle wünschenswerten Qualifikationen erfülle?

Unterscheiden Sie zwischen wünschenswerten Qualifikationen und ausdrücklich genannten Mindestanforderungen. Wenn Sie die Mindestanforderungen erfüllen, erläutern Sie die aussagekräftigsten relevanten Belege, die Sie vorweisen können. Erwecken Sie nicht den Eindruck, über Qualifikationen oder Erfahrung zu verfügen, die Ihnen fehlen.

Bewerbungsschreiben für eine Stelle im öffentlichen Dienst: Landes- und Kommunalverwaltung

Einleitung

Stellenausschreibungen von Landes- und Kommunalverwaltungen können Mindestqualifikationen, stellenspezifische Kompetenzen, Aufgaben mit Bürgerkontakt und zusätzliche Bewerbungsfragen aufführen. Machen Sie Ihre Eignung leicht nachvollziehbar: Nennen Sie eine aufgeführte Anforderung, verweisen Sie auf Belege aus Ihrer tatsächlichen Erfahrung und erklären Sie den Bezug zur Arbeit der Behörde.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Bewerbung bei einer Landes- oder Kommunalverwaltung den Verfahren von USAJOBS für den Bund folgt. Befolgen Sie die jeweilige Ausschreibung. Wenn Antworten zu Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten (KSAs) oder andere ergänzende Angaben verlangt werden, reichen Sie diese im angegebenen Format ein. Dieser Leitfaden behandelt das Bewerbungsschreiben und ersetzt keine vorgeschriebenen Bewerbungsformulare.

Worauf Sie direkt eingehen sollten

Zeigen Sie, wie Sie die aufgeführten Mindestqualifikationen erfüllen

Frage von Personalverantwortlichen: Wenn Sie lediglich sagen, dass Sie qualifiziert sind, oder eine Liste von Aufgaben wiederholen, erhält die lesende Person kaum Belege dafür, wie Ihr Hintergrund den Anforderungen der Ausschreibung entspricht.
Was Ihr Anschreiben belegen sollte: Wählen Sie relevante Anforderungen aus, die durch Ihren Werdegang belegt sind. Nennen Sie die Qualifikation, Aufgabe oder Dauer Ihrer Erfahrung korrekt und führen Sie dann ein kurzes Beispiel an. Unterscheidet die Ausschreibung zwischen Mindestqualifikationen und wünschenswerten Qualifikationen, halten Sie diesen Unterschied klar fest. Behaupten Sie keine gleichwertige Erfahrung, sofern die Ausschreibung dies nicht zulässt.

Beantworten Sie Fragen zu KSAs und ergänzende Fragen wie vorgegeben

Frage von Personalverantwortlichen: Bei einer KSA-Antwort kann eine bestimmte Kompetenz samt Belegbeispiel verlangt werden. Eine vollständige Antwort ins Bewerbungsschreiben aufzunehmen, kann die Prüfung der Bewerbung erschweren oder dazu führen, dass eine erforderliche Antwort fehlt.
Was Ihr Anschreiben belegen sollte: Prüfen Sie, ob die Ausschreibung separate Antworten zu KSAs, Kompetenzen oder ergänzenden Fragen verlangt. Falls ja, beantworten Sie jede Frage am dafür vorgesehenen Ort und im verlangten Format. Im Bewerbungsschreiben können Sie kurz auf eine passende Stärke hinweisen, es sollte jedoch keine vorgeschriebene Antwort ersetzen. Wird keine separate Antwort verlangt, fügen Sie nicht eigenständig eine hinzu.

Verknüpfen Sie Ihre Motivation für den öffentlichen Dienst mit den konkreten Aufgaben

Frage von Personalverantwortlichen: Allgemeine Aussagen darüber, dass Sie der Gemeinschaft helfen möchten, erklären nicht, warum Ihre Erfahrung zu dieser bestimmten Stelle passt.
Was Ihr Anschreiben belegen sollte: Beziehen Sie sich auf eine konkrete Aufgabe oder einen Dienstleistungsbereich in der Ausschreibung und verknüpfen Sie diesen mit tatsächlich geleisteter Arbeit oder nachweisbaren Fähigkeiten. Relevante Belege können sorgfältige Aktenführung, die konsequente Anwendung von Verfahren, klare Kommunikation oder den verantwortungsvollen Umgang mit Anfragen zeigen. Behaupten Sie keine Kenntnisse der Behörde oder Erfahrung im öffentlichen Sektor, die Sie nicht haben.

Ein Entscheidungsdiagramm zeigt, wie Sie eine Mindestqualifikation aus einer Ausschreibung einer Landes- oder Kommunalverwaltung mit Belegen abgleichen und was zu tun ist, wenn die Anforderung unklar ist.

Aufbau: Anforderungen aus der Ausschreibung mit Belegen verknüpfen

Beginnen Sie mit den Anweisungen des Arbeitgebers. Die Anforderungen können je nach Ausschreibung variieren. Gehen Sie daher weder von einer Standardlänge für das Anschreiben noch von einer festen Anzahl an Formularen oder einer KSA-Anforderung aus. Eine klare Struktur für ein Bewerbungsschreiben kann Ihnen dabei helfen, Ihre Aussagen zu ordnen. Welche Unterlagen Sie einreichen müssen, bestimmt jedoch die Ausschreibung.

Richten Sie das Schreiben an überprüfbaren Übereinstimmungen aus, statt allgemeine Aussagen zu machen. Wenn Sie eine aufgeführte Anforderung nicht erfüllen, bietet dieser Leitfaden zum Umgang mit fehlenden Anforderungen einen allgemeinen Ansatz. Berücksichtigen Sie dabei die konkreten Zulassungsvoraussetzungen der Ausschreibung.

01
Erforderliche von wünschenswerten Qualifikationen unterscheiden
Markieren Sie die genannten Mindestqualifikationen, wünschenswerten Qualifikationen, Aufgaben und Bewerbungsanweisungen. Notieren Sie Anforderungen an Qualifikationen oder Erfahrung, die Sie mit einer konkreten Angabe belegen können, etwa einem erworbenen Abschluss oder einem relevanten Beschäftigungszeitraum.
02
Jede wichtige Anforderung mit Belegen abgleichen
Wählen Sie ein oder zwei Beispiele aus Beruf, Ausbildung oder anderen relevanten Erfahrungen aus. Beschreiben Sie, was Sie getan haben und welche Verantwortung oder welches Ergebnis damit verbunden war. Verwenden Sie Angaben, die Sie auf Nachfrage erläutern können. Erfinden Sie keine Zahlen und erwecken Sie nicht den Eindruck, über Erfahrungen zu verfügen, die Sie nicht haben.
03
Den Bezug zur Arbeit der Behörde erklären
Nennen Sie die Stelle und den Arbeitgeber und verknüpfen Sie Ihre Belege mit einer in der Ausschreibung genannten Aufgabe oder einem Dienstleistungsbereich. Machen Sie Ihre Motivation für den öffentlichen Dienst konkret und auf diese Arbeit bezogen. Vermeiden Sie allgemeine Aussagen darüber, etwas bewirken zu wollen, wenn Sie den konkreten Beitrag nennen können, den Sie leisten möchten.
04
Die gesamte Bewerbung prüfen
Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Formulare, Antworten und separaten Kompetenzangaben enthalten sind. Halten Sie das Bewerbungsschreiben von angeforderten KSA-Unterlagen getrennt, prüfen Sie die Namen des Arbeitgebers und der Stelle und kontrollieren Sie, ob sich die hochgeladenen Dateien gut lesen lassen. Befolgen Sie abweichende Anweisungen in der Ausschreibung.

Ein Beispiel für eine Bewerbung bei einer Landes- oder Kommunalverwaltung

Dieses fiktive Beispiel bewirbt sich um eine Stelle in der Programmverwaltung einer Kommune. Es verknüpft die aufgeführten Qualifikationen mit relevanter Erfahrung und hält verlangte Kompetenzantworten vom Bewerbungsschreiben getrennt.

Beispielabsätze

Beispielausschnitt: Einstieg mit der Tätigkeit im direkten Kontakt mit der Öffentlichkeit

“Hiermit bewerbe ich mich um die Stelle als [Stellenbezeichnung] bei [Name der Behörde], da in der Ausschreibung [konkrete Aufgabe im Bereich einer Dienstleistung oder eines Programms] besonders hervorgehoben wird. Bei meiner Arbeit an [relevante Aufgabe] habe ich [konkrete Handlung] übernommen. Dadurch bin ich darauf vorbereitet, zu [passende, in der Ausschreibung genannte Aufgabe] beizutragen.”

Beispielausschnitt: Eine Mindestqualifikation mit Belegen verknüpfen

“In der Ausschreibung wird [Mindestqualifikation] genannt. Ich erfülle diese Anforderung durch [relevante Qualifikation, Berufserfahrung oder Zeiträume]. Dabei habe ich [konkrete Verantwortung oder Handlung] übernommen. Diese Erfahrung ist für [passende Aufgabe] relevant, weil [sachliche Erklärung des Zusammenhangs].”

Beispielausschnitt: Auf eine separate KSA-Antwort verweisen

“Für die Stelle als [Stellenbezeichnung] bei [Name der Behörde] bringe ich Erfahrung in [gefragte Kompetenz] mit. In [konkreter Umgebung] habe ich [Handlung] ausgeführt und war für [relevante Aufgabe] verantwortlich. Das führte zu [überprüfbares Ergebnis]. Die separate Frage zu [KSA oder Kompetenz] aus der Ausschreibung habe ich im dafür vorgesehenen Bewerbungsdokument beantwortet.”

Ersetzen Sie jede Formulierung in eckigen Klammern durch ein zutreffendes, konkretes Detail, das zur Ausschreibung passt. Verlangt der Arbeitgeber eine separate KSA-Antwort, beantworten Sie die Frage in diesem Dokument. Das Beispiel für das Bewerbungsschreiben verweist auf relevante Belege, ersetzt aber nicht die verlangte Antwort.

Ein direkter Vergleich zeigt, was in ein Bewerbungsschreiben für eine Stelle bei einer Landes- oder Kommunalverwaltung gehört und was in eine separat angeforderte KSA-Antwort gehört.

Häufige Fehler bei Bewerbungen in Landes- und Kommunalverwaltungen

Wünschenswerte Erfahrung als Mindestanforderung behandeln

Was dabei schiefläuft: Im Bewerbungsschreiben steht, dass Sie alle Anforderungen erfüllen, ohne zwischen den Mindestqualifikationen und der wünschenswerten Erfahrung aus der Ausschreibung zu unterscheiden.
Besserer Ansatz: Verwenden Sie die Kategorien aus der Ausschreibung korrekt. Belegen Sie Mindestqualifikationen mit konkreten Angaben und beschreiben Sie relevante wünschenswerte Erfahrungen, ohne sie als bereits erfüllte Voraussetzung darzustellen.

Eine verlangte KSA-Antwort durch das Bewerbungsschreiben ersetzen

Was dabei schiefläuft: Die Bewerbung verlangt separate Antworten zu Kompetenzen, aber vom Bewerbungsschreiben wird erwartet, dass es diese vollständig abdeckt.
Besserer Ansatz: Reichen Sie die verlangten Antworten in ihrem jeweiligen Format ein. Fassen Sie im Bewerbungsschreiben Ihre wichtigste Eignung zusammen, ohne vollständige Antworten zu wiederholen oder erforderliche Unterlagen auszulassen.

Allgemeine Aussagen über den öffentlichen Dienst verwenden

Was dabei schiefläuft: Im Bewerbungsschreiben steht, dass Ihnen die Gemeinschaft am Herzen liegt, aber diese Motivation wird nicht mit einer Aufgabe aus der Ausschreibung verknüpft.
Besserer Ansatz: Nennen Sie eine konkrete Verantwortung aus der Ausschreibung und verknüpfen Sie sie mit etwas, das Sie getan haben oder belegen können. Halten Sie Aussagen über Ihre Erfahrung und Motivation sachlich.

Davon ausgehen, dass die Bewerbungsregeln des Bundes gelten

Was dabei schiefläuft: Bewerbende übertragen Formulare oder Annahmen aus Bewerbungen beim Bund auf eine Bewerbung bei einer Landes- oder Kommunalverwaltung, ohne die tatsächliche Ausschreibung zu prüfen.
Besserer Ansatz: Befolgen Sie die Stellenausschreibung und die Bewerbungsanweisungen der Behörde. Prüfen Sie, welche Unterlagen und Antworten verlangt werden, statt sich auf ein anderes Einstellungsverfahren im öffentlichen Dienst zu verlassen.

Häufig gestellte Fragen

Sollte ich die Mindestqualifikationen in einem Bewerbungsschreiben für eine Stelle im öffentlichen Dienst wiederholen?: Gehen Sie auf die für die Stelle relevanten Mindestqualifikationen ein, aber belegen Sie jede davon kurz, statt die Stellenausschreibung zu kopieren. Geben Sie Qualifikationen, Berufserfahrung und Zeiträume korrekt an und behaupten Sie keine Gleichwertigkeit, sofern die Ausschreibung dies nicht zulässt.
Sollte ich KSAs in mein Bewerbungsschreiben aufnehmen?: Befolgen Sie die Anweisungen in der Ausschreibung. Wenn separate Antworten zu KSAs oder Kompetenzen verlangt werden, beantworten Sie die Fragen im vorgegebenen Dokument und fassen Sie im Bewerbungsschreiben Ihre wichtigsten passenden Qualifikationen zusammen. Werden keine separaten Antworten verlangt, fügen Sie nicht eigenständig ein zusätzliches KSA-Dokument hinzu.
Ist eine Bewerbung bei einer Landes- oder Kommunalverwaltung dasselbe wie eine Bewerbung beim Bund?: Nein. Die Bewerbungsanweisungen in Ausschreibungen von Landes- und Kommunalverwaltungen können sich von denen des Bundes unterscheiden. Lesen Sie die jeweilige Ausschreibung zu erforderlichen Formularen, Unterlagen und Antwortformaten, statt davon auszugehen, dass die Verfahren von USAJOBS gelten.
Was ist, wenn ich nicht alle wünschenswerten Qualifikationen erfülle?: Unterscheiden Sie zwischen wünschenswerten Qualifikationen und ausdrücklich genannten Mindestanforderungen. Wenn Sie die Mindestanforderungen erfüllen, erläutern Sie die aussagekräftigsten relevanten Belege, die Sie vorweisen können. Erwecken Sie nicht den Eindruck, über Qualifikationen oder Erfahrung zu verfügen, die Ihnen fehlen.

Setzen Sie diesen Ansatz für Ihren Karrierewechsel um

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